Unternehmenssprache für KMU: Den richtigen Ton treffen

Einfach, aber gut:

In sieben Schritten zur Unternehmenssprache

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre eigene Unternehmenssprache entwickeln – ohne großen Aufwand!

Sobald eine Firma aus mehr als einer Person besteht, wird die Unternehmenssprache zum Thema:

  • Wie kommunizieren Sie mit Ihren Kunden?
  • Welche Formulierungen verwenden Sie bei Problemen?
  • Wie begrüßen und verabschieden Sie die Menschen, die Ihr Einkommen sichern?

Mit geschriebenen und gesprochenen Worten zeichnen Sie das Bild Ihres Unternehmens. Das kann positiv oder negativ bei Ihrer Zielgruppe ankommen. Konzerne und große Unternehmen geben deshalb viel Geld für die Definition ihrer Unternehmenssprache aus. KMU (kleine und mittlere Unternehmen) haben dafür in der Regel nur ein begrenztes Budget – wenn überhaupt. Das sollte Sie nicht davon abhalten, dieses Thema anzupacken. Hier erfahren Sie, wie Sie in sieben Schritten Ihre Unternehmenssprache finden.

Schritt 1: Die Kernbotschaft?

Ziel der Unternehmenssprache ist immer, Ihre Firma klar zu positionieren. Mit der Kernbotschaft vermitteln Ihren Kunden mit wenigen Worten, was Sie auszeichnet. Statt Worthülsen und Einheitsbrei empfiehlt es sich, dabei konkret zu werden. Zum Beispiel genügt es nicht, sich selbst als innovativ und kundenfreundlich anzupreisen. Nennen Sie Fakten, die diesen Anspruch untermauern.

Die Kernbotschaft muss

  • Genau zum Unternehmen passen
  • Klar und präzise formuliert sein
  • Einprägsame Worte verwenden
  • Für verschiedene Medien geeignet sein
  • Den Test der Zeit bestehen

Konkurrenz studieren

Um Ihre Kernbotschaft zu finden, betrachten Sie Ihre Konkurrenten. Wie stellen Sie sich dar? Wie können Sie Ihr Unternehmen davon abgrenzen? Was machen Sie besser?

Eine einheitliche Kernbotschaft erleichtert die mündliche und schriftliche Kommunikation. Sie ist der Leitfaden für die weiteren Formulierungen. Darüber hinaus mag die Google Suchmaschine die Wiederholung bestimmter Textbausteine und individueller Begriffe. Die Computerprogramme erkennen damit Ihr Unternehmen leichter.

Wichtig: Verwenden Sie keine Fachbegriffe, die nur Experten kennen.

Schritt 2: Der Ton macht die Musik

Um den richtigen Ton für die Unternehmenssprache zu finden, müssen Sie Ihre Zielgruppe kennen. Neben Alter, Geschlecht und Einkommen sind Schulbildung und Einkommen wichtige Eckdaten. Soziale Medien wie Twitter, Facebook und Google Analytics liefern Ihnen kostenlos wertvolle Informationen über die Besucher Ihrer Seiten. Allein aus diesem Grund lohnt es sich für jede Firma, bei sozialen Medien vertreten zu sein. Eine andere Möglichkeit sind Umfragen. Eine Umfrage können Sie einfach online oder in der realen Welt durchführen.

Die Leseransprache

Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, wählen Sie den Ton Ihrer Unternehmenssprache. Der erste Punkt dabei ist die Leseransprache: Sie, Du oder du? Rund 60 Prozent aller Deutschen reservieren das Du für Familie und Freunde. Generell gilt: Für ältere Kunden empfiehlt sich das Sie, für junge Klientel das Du.

Passend zum Unternehmen

Das Alter der Zielgruppe bestimmt auch den allgemeinen Ton des Corporate Wordings, wie es so schön Neudeutsch heißt. Allerdings wäre es falsch, nur auf die Zielgruppe zu achten. Die Tonalität muss Ihrem Unternehmen entsprechen und zu Ihnen passen. Sie sollte den Anspruch und das Selbstbild Ihres Unternehmens widerspiegeln. Um den richtigen Ton zu finden, hilft ein Gedankenexperiment.

  • Stellen Sie sich vor, Ihre Firma wäre eine Person.
  • Wie sieht sie aus?
  • Welche Vorlieben hat sie?
  • Wie verhält sie sich?
  • Wie spricht sie?

Stil festlegen

Nun können Sie den Stil beschreiben: Locker mit deutlichen Einflüssen der Umgangssprache oder absolut seriös in korrektem Schriftdeusch? Zwischen beiden Extremen gibt es viele Mischformen, die Sie alleine oder im Team erarbeiten. Der Schreibstil hängt auch vom Medium ab. Auf Facebook können Sie lässiger daherkommen als auf der Webseite.

Schritt 3: Bereiche der Unternehmenssprache festlegen

Nun wird es konkret: Legen Sie fest, in welchen Bereichen Sie Ihre Unternehmenssprache anwenden.

  • Kommunizieren Sie schriftlich mit Ihren Kunden?
  • Führen Sie mündliche Gespräche?
  • Treten Sie hauptsächlich über Ihre Webseite oder in E-Mails in Kontakt?

Unternehmenssprache sollte unter allen Umständen klar und verständlich sein. Bei Texten auf Papier dürfen Sie längere Sätze verwenden.

Für mündliche Gespräche brauchen Sie genaue Richtlinien: Wie sprechen Sie Ihre Kunden an? Wie reagiert Ihr Unternehmen auf Anfragen und Beschwerden?

Beim Schreiben fürs Internet gilt Disziplin: Kurze Sätze, aktive Sprache und Vorsicht bei Negationen.

Schritt 4: Problemzonen und Lieblingswörter definieren

Die Unternehmenssprache soll bei Ihren Kunden mühelos ein Bild Ihrer Firma erzeugen. Fachausdrücke sind deshalb fehl am Platz. Identifizieren Sie wichtige Fachausdrücke und ersetzen Sie diese mit allgemein verständlichen Begriffen. Lieblingswörter sind wichtig, um Ihr Unternehmen genau zu positionieren. Für die Suche nach sogenannten Love Words, können Sie die Keyword-Vorschläge der Google Suchmaschine nutzen. Tippen Sie häufig verwendete Keywords ein und sehen Sie die Themenvorschläge an.

Ein überaus nützliches Tool ist answerthepublic. Auf der Homepage stellen Sie die Sprache auf Deutsch ein. Anschließend liefert Ihnen das Portal die am häufigsten gestellten Fragen und Wörter zu bestimmten Themen. Auch HyperSuggest liefert Ihnen Keywords und passende Begriffe.

Wichtig: Zusätzlich sollten Sie eine Liste von Wörtern anlegen, die Sie in Ihrem Betrieb vermeiden.

Schritt 5: Handbuch erstellen

Ein Handbuch mit wichtigen Formulierungen ist überaus nützlich. Allerdings sollte es kein Korsett für Ihre Mitarbeiter sein. Beschreiben Sie die Formulierungen und erklären Sie, warum Sie sich dafür entschieden haben. Das hilft, Ihr Team von der Unternehmenssprache zu überzeugen. Das Handbuch der Unternehmenssprache sollte Ihren Mitarbeitern Regeln an die Hand geben und:

  • Textbausteine enthalten,
  • Formulierungsbeispiele geben und über
  • gewünschte Begrüßungen und Verabschiedungen informieren

Schritt 6: Mitarbeiter informieren

Sie können die Unternehmenssprache in einer kleinen Firma direkt mit allen Mitarbeitern in einem Workshop erarbeiten. In mittleren Unternehmen empfiehlt es sich, diese Aufgabe zur Chefsache zu erklären. Wichtig ist, dass die fertige Unternehmenssprache bei allen ankommt. Drucken Sie das Handbuch aus und geben Sie es jedem Mitarbeiter in die Hand. Geschriebene Texte  bleiben leichter im Gedächtnis haften als Texte am Bildschirm.

Schritt 7: Üben

Eine Unternehmenssprache ist nur sinnvoll, wenn Sie beim Kunden ankommt. Sie erfolgreich anzuwenden, klappt erfahrungsgemäß nicht von Heute auf Morgen. Achten Sie deshalb darauf, die Unternehmenssprache gemeinsam zu üben. Sie können beispielsweise in der Startphase eine Stunde pro Woche dafür reservieren. Außerdem können Sie E-Mails und Schreiben an Kunden überprüfen und verbessern. Kontrollanrufe und –E-Mails zeigen Ihnen zusätzlich, ob Ihre Mitarbeiter die Unternehmenssprache tatsächlich verwenden.

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